Organiser une Assemblée Générale
L’assemblée générale rassemble l’ensemble des membres de l’association pour prendre des décisions tout en respectant les règles définies dans les statuts et le règlement intérieur.
2 types d’assemblées :
Assemblée générale ordinaire :
* Décision de gestion courante,
* Bilan de l’année,
* Projection dans le futur,
* Représentants
Assemblée générale extraordinaire :
* Décision de gestion exceptionnelle,
* Modification des statuts,
* Engagement de l’association,
* Difficultés financières
L’Assemblée Générale permet de parler du passé, du présent, du futur.
Elle permet également de justifier de son fonctionnement associatif et démocratique (ce sont les adhérents qui portent l’association et non quelques hommes seulement. Elle justifie, pour partie, de son caractère non lucratif).
Il est possible de préparer et de voter 2 budgets dans l’année (1 budget d’intention en cours d’année pour l’année suivante et 1 budget définitif – notamment pour un appel à cotisation). Dans ce cas, il suffit de programmer une Assemblée Générale ordinaire de plus.
Voici ci-après les étapes à suivre pour une AG réussie :
1re étape : la convocation
Vérifiez dans vos statuts, par exemple, qui en a l’initiative (le président ? ⅓ des membres ? etc.) et qui procède à la convocation (personne désignée dans les statuts : président ? secrétaire ? bureau ? CA ?), etc.
Sont convoqués les membres à jour de cotisation N-1 et les membres à jour de cotisation de l’année N+1.
Possibilité d’envoyer la convocation par mail mais il faut être certain que les membres l’ont bien reçu.
Envoi de la convocation au moins 15 jours francs (enlever le jour de la convocation et le jour de l’assemblée).
Convocation AG Extra-ordinaire
Convocation AG Extra-ordinaire pour dissolution
2e étape : la procuration pour le vote
Tous les participants ne peuvent pas se déplacer ? Proposez-leur de donner procuration à un tiers, en général une personne obligatoirement déjà membre de l’association. Il est également possible d’envisager un vote par correspondance, voire, de plus en plus souvent, par courrier électronique.
Consultez vos statuts pour les modalités de vote et de mandats autorisés par personne, etc.
3e étape : la tenue de l’assemblée :
Pour accueillir vos participants, commencez par un (bref) discours en guise de préambule et pensez à faire signer la feuille de présence ; cela permettra de se rendre compte si le quorum est ou non atteint. Une personne – le secrétaire du bureau de l’assemblée, par exemple – pourra être désignée pour vérifier que la feuille de présence ne comporte pas d’anomalie (oubli d’une signature d’une personne présente ou mention de plus de signatures que de présents, par exemple).
Lors des assemblées générales annuelles, l’usage est d’entendre un « rapport dit moral » sur l’activité de l’association et un « rapport financier » sur les comptes de l’exercice clos et le projet de budget du prochain exercice. Ces deux rapports peuvent être fusionnés en un seul, qui constitue alors un « rapport d’activité ».
4e étape : le procès-verbal :
Votre assemblée est maintenant terminée ? L’heure est venue de réaliser son compte-rendu, sous forme d’un procès-verbal, et de l’envoyer à tous les participants. Ce procès-verbal sera en principe rédigé par le secrétaire du bureau de l’assemblée et signé et paraphé par lui ainsi que par le président de séance.
Il sera soumis à l’approbation de la prochaine assemblée générale.
Les contenus des procès-verbaux
5e étape : la communication et la publicité
Sauf si les statuts l’imposent, le procès-verbal de l’assemblée générale n’a pas à être communiqué par écrit aux adhérents de l’association. Il est néanmoins consultable sur place et sur simple demande par tout adhérent. Il peut également être accessible, le cas échéant, sur le site internet (ou sur l’intranet) de l’association.
Une publicité à la préfecture est requise pour :
- les modifications des statuts ;
- les changements de nom et de siège ;
- et les changements dans les organes d’administration et de direction.
Enfin, vous devez communiquer à votre banquier la liste des personnes habilitées à gérer les comptes de l’association.
Ne pas oublier d’adresser à la DAVC par mail : davc@ville-amberieu.fr :
- Les coordonnées des nouveaux membres du bureau avec nom – prénom – adresse postale, mail – N° tel afin de pouvoir mettre à jour nos supports de communication.